כאשר אנחנו מדברים על הנהלת חשבונות, חשוב להבין מה ההבדל בין הנהלת חשבונות כפולה לבין הנהלת חשבונות חד צדדית. הנהלת חשבונות חד צדדית היא למעשה הנהלת חשבונות בה רק ההוצאות של העסק או ההכנסות של העסק נרשמות. תפקידה של הנהלת חשבונות מסוג זה הוא להעניק תמונת מצב חלקית בלבד בנוגע לפעילות העסק. הנהלת חשבונות מן הסוג האחר, כלומר כפולה, היא הנהלת חשבונות מלאה אשר עוסקת ברישום כל הפעולות הפיננסיות המתקיימות במסגרת העסק, כולל הוצאות, הכנסות, נכסים והתחייבויות של העסק כלפי גורמים שונים.
מספר חוקים במדינת ישראל מסדירים את השאלה בדבר סוג הנהלת החשבונות שהעסק חייב לנהל, בהם ניתן למנות את חוק החברות, את פקודת מס ההכנסה, את חוק העמותות, הוראות ניהול ספרים ועוד. במאמר זה נסקור את הסוגיה מהפן של פקודת מס ההכנסה.
בפקודת מס הכנסה יש מספר קריטריונים הנוגעים להיקף המחזור העסקי ולכמות העובדים בעסק. החוק למעשה קובע עבור העסק אילו ספרים עליו לנהל ובאיזה סוג של הנהלת חשבונות – כפולה או חד צדדית. לכל עסק, על פי אופיו, יש תשובה שונה על פי פקודת מס הכנסה, הן בנוגע לסוג הספרים, הן בנוגע לסוג הנהלת החשבונות.
כך למשל, אם מדובר בעסק ייצרני הרי שעליו לנהל "ספר ייצור", הכולל רישום של כל הפריטים שייצרו במפעל או בחברה הקניה. במקביל, עליו לנהל "ספר תנועות מלאי", בו יתקיים רישום של החומרים העיקריים ותנועות של מוצרים מוגמרים.
לגבי השאלה האם העסק צריך לנהל הנהלת חשבונות כפולה או חד צדדית, הרי שהדבר תלוי בעיקר בהיקף הפעילות שלו. כלומר, עסקים המנהלים פעילות בהיקף גדול, יהיו לרוב חייבים בהנהלת חשבונות כפולה, ולהיפך – עסקים המנהלים היקף פעילות קטן יהיו חייבים בדרך כלל בהנהלת חשבונות חד צדדית.
היתרון הגדול של הנהלת חשבונות חד צדדית הוא שלרוב ניתן להסתדר ללא מנהל חשבונות, בעוד שהנהלת חשבונות כפולה חייבת להתבצע על ידי מנהל חשבונות מקצועי.
מדובר ברישומים מורכבים ביותר אשר יעברו ברוב המקרים ביקורת של רואה חשבון. בין היתר, מדובר בביצוע של הליכים כגון התאמת בנק, התאמה של ספקים, התאמה של לקוחות, התאמת כרטיסים שונים, התאמת הכנסות למע"מ והתאמת עסקאות הוצאות למע"מ תשומות, וכדומה.